健康診断の代行サービスとは？任せられる業務と費用・選び方

健康診断の予約調整や結果の取りまとめに、毎年多くの時間を取られている人事・総務の担当者は少なくありません。

健康診断の代行サービス(健診代行)は、健診機関との契約から予約、結果のデータ化までを、会社に代わって行うサービスです。

従業員が数百人を超え、拠点や健診機関が増えるほど、効果が大きくなります。

この記事では、健診代行で任せられる業務、費用の考え方、選び方、任せても会社に残る義務を整理します。

健康診断の代行サービスとは

健診代行は、健康診断の実施にかかわる煩雑な事務を、専門の会社にまとめて委託するサービスです。

「健康診断代行」「健康診断予約代行」「健診事務代行」と呼ばれることもあります。

企業と医療機関の間に入り、予約から結果の受け取りまでをサポートします。

担当者の負担になっている健診業務

健診の事務は、受診日の前後に細かい作業が続きます。

• 健診機関の選定と契約、料金の確認
• 従業員への案内と、希望日の回収
• 健診機関への予約と、日程の変更への対応
• 未予約者・未受診者への連絡
• 結果の回収と、紙の結果の入力
• 健診機関ごとの請求書の確認と支払い
• 再検査の対象者への受診勧奨
• 労働基準監督署への報告書の作成

拠点が複数あると、健診機関ごとに予約の方法も結果の様式も異なります。

健診機関の数が増えるほど、担当者の作業は掛け算で増えていきます。

健診代行に任せられる業務

どこまで対応するかは、サービスによって異なります。

予約だけを代行する場合もあれば、結果のデータ化や健診後の対応まで含む場合もあります。

健診代行が向いている企業

次のような課題がある企業は、代行の効果が出やすい傾向があります。

• 従業員が数百人から2,000人ほどで、健康管理の専任者が少ない
• 支店や工場など、拠点が複数の地域に分かれている
• 従業員が受ける健診機関がばらばらで、結果の様式がそろっていない
• 健診の結果を紙で保管しており、データとして使えていない
• 健康経営に取り組みたいが、健診の事務で手一杯になっている

反対に、従業員が少なく、1つの健診機関でまとめて受けられる会社は、自社での対応でも負担は大きくありません。

健康診断の代行を使うメリットと注意点

担当者の作業時間を減らせる

いちばん大きな効果は、予約と日程調整にかかる時間の削減です。

当サイトを運営する「どこでもクリニック」の予約代行では、月16時間かかっていた予約業務が0.5時間になるとしています。

担当者は、進み具合の確認と、例外的な対応だけを行えばよくなります。

受診率を上げやすい

未予約者への連絡を、担当者が1人ずつ行うのは負担が大きい作業です。

代行サービスの多くは、未予約者への案内や受診日のリマインドを自動で送れます。

連絡の漏れが減るため、受診率を高く保ちやすくなります。

結果をデータとして使えるようになる

健診の結果は、健診機関ごとに様式も判定の基準も違います。

紙のまま保管していると、会社全体の傾向や、対応が必要な人を把握できず、活用が進みません。

結果が同じ形式のデータにそろうと、再検査の対象者の抽出や、部署ごとの集計ができるようになります。

導入の前に知っておきたい注意点

代行には利用料がかかるため、削減できる作業時間とコストを比べて判断する必要があります。

健診機関や予約の方法が変わる場合は、従業員への周知にも時間がかかります。

また、任せきりにすると、社内に健診業務の流れを知る人がいなくなります。

進み具合を確認する担当者は決めておき、委託先からの報告を定期的に受けてください。

健康診断の代行にかかる費用の考え方

健診代行の料金は、主に次の3つで構成されます。

健診そのものの料金は、代行の利用料とは別にかかります。

見積もりを比べるときは、「何が利用料に含まれているか」をそろえて確認してください。

利用料が安くても、結果のデータ化や受診勧奨が別料金だと、合計は高くなります。

健診費用の会社負担の範囲は、健康診断の会社負担はどこまで？で整理しています。

健康診断の代行サービスの選び方と導入の流れ

対応する業務の範囲

予約だけか、結果のデータ化や健診後の対応まで含むかを確認します。

今いちばん時間がかかっている業務が、対応の範囲に入っているかが判断の基準です。

契約している健診機関

自社の拠点の近くに、契約済みの健診機関があるかを確認します。

今使っている健診機関をそのまま使えるか、追加の契約に対応してもらえるかも大切です。

結果のデータ化の範囲と管理の方法

法定の項目だけをデータにするのか、すべての項目を対象にするのかで、使い道が変わります。

データを健康管理システムで見られるか、ストレスチェックの結果とあわせて管理できるかも確認してください。

システムの違いは、健康管理システムおすすめ7選で比較しています。

個人情報の管理体制

健診の結果は、特に配慮が必要な個人情報です。

プライバシーマークやISMS認証の有無、データの保管場所、閲覧できる人の範囲を確認します。

自社の運用に合わせられるか

案内の文面、予約の締め切り、外国籍の従業員への案内など、会社ごとに事情があります。

決まった手順に合わせる必要があるのか、今の運用に合わせてもらえるのかを、導入の前に確認してください。

導入までの流れ

1. 今の健診業務を書き出し、時間がかかっている作業を特定する
2. 任せたい範囲を決め、複数のサービスから資料と見積もりを取る
3. 健診機関、費用、個人情報の管理体制を比べて選ぶ
4. 従業員の情報を登録し、案内の文面や締め切りを決める
5. 従業員へ案内し、予約を始める

健診の時期の3か月ほど前を目安に準備を始めると、無理なく切り替えられます。

健康診断を代行に任せても会社に残る義務

事務を委託しても、法律上の義務は会社に残ります。

代行サービスは、これらの義務を果たすための作業を支えるものです。

医師の意見を聴くことや、働き方の見直しの判断は、会社と産業医が行います。

報告書の書き方は、定期健康診断結果報告書とは？で解説しています。

どこでもクリニックの健康診断の予約代行

当サイトを運営する「どこでもクリニック」(マーブル株式会社)も、健診の予約代行を提供しています。

最後に、サービスの内容を紹介します。

健診の結果から病気のリスクを分析できる

データになった健診結果は、リスク分析サービス「Amulet」で分析できます。

Amuletは、通常の健診データだけを使い、心筋梗塞や脳卒中、糖尿病などの将来のリスクを推定するサービスです。

追加の検査は必要ありません。

1人ずつのレポートでは、同性・同年代と比べたリスクの高さと、関連の大きい検査項目が示されます。

会社側は、優先して支援したい人を把握でき、年代別や部署別の集計にも使えます。

健診を「受けさせて終わり」にせず、結果を次の行動につなげられる点が特徴です。

なお、Amuletの結果は将来のリスクの推定であり、病気の診断ではありません。

サービスの詳細と料金は、資料をダウンロードして確認できます。

健康診断の代行でよくある質問

今使っている健診機関は変えずに使えますか

サービスによります。

契約済みの健診機関だけを対象にするものと、追加の契約に対応するものがあります。

健診代行と健康管理システムは何が違いますか

健診代行は、予約や結果の回収といった「作業」を任せるサービスです。

健康管理システムは、結果や受診状況を管理する「道具」です。

両方をあわせて提供するサービスもあります。

パートやアルバイトの健診も任せられますか

任せられます。

対象になるパートの範囲は、パートの健康診断は会社の義務？で確認できます。

年度の途中からでも導入できますか

導入できます。

ただし、すでに予約が進んでいる年度は、翌年度の健診から切り替えるほうが混乱を避けられます。

まとめ

健康診断の代行サービスは、健診機関との契約、予約、受診勧奨、結果のデータ化などをまとめて任せられるサービスです。

拠点や健診機関が多い会社ほど、担当者の時間を大きく減らせます。

選ぶときは、対応する業務の範囲、健診機関、データ化の範囲、個人情報の管理体制を比べてください。

事務を任せても、健診を受けさせる義務と、結果にもとづく対応の責任は会社に残ります。

ふくラボ編集部

ふくラボ編集部は、福利厚生・健康経営・業務DXをテーマに、制度や実務のポイントをわかりやすく解説します。現場で使える判断基準や運用のコツを大切にしながら、働く人の安心と、組織の強さにつながる情報を発信します。