健康診断個人票とは？誰が書く・書き方・保存期間を様式つきで解説

健康診断の結果が届いたあと、会社には「健康診断個人票」を作成して保存する義務があります。

ただ、健診機関から届く結果票と何が違うのか、誰がどの欄を書くのかは分かりにくいところです。

本記事では、個人票とは何か、誰が書くのか、様式の入手先と書き方、保存期間を、人事・総務の担当者向けに解説します。

健康診断個人票とは会社が作成・保存する健診結果の記録

健康診断個人票とは、会社が労働安全衛生法に基づいて実施した健康診断の結果を、従業員ごとに記録した書類です。

労働安全衛生規則第51条は、事業者が個人票（様式第5号）を作成し、5年間保存することを定めています。

対象は定期健康診断だけではありません。雇入時の健康診断や特殊健康診断でも作成が必要です。

労働基準監督署への結果報告は常時50人以上の事業場が対象ですが、個人票の作成と保存は人数にかかわらず必要です。

混同しやすい3つの書類の違いは、次のとおりです。

労働基準監督署に提出する報告書の書き方は、定期健康診断結果報告書の提出義務と書き方で解説しています。

出典：健康診断の個人票とは・・Q＆A｜和歌山産業保健総合支援センター

健康診断個人票は誰が書く？欄ごとの記入者

作成する義務があるのは会社（事業者）です。ただし、すべての欄を担当者が書くわけではありません。

欄ごとの記入者は次のとおりです。

業務歴の欄に何を書くかは、健康診断の業務歴の書き方と記入例を参考にしてください。

「医師の診断」と「医師の意見」は別の医師が書く

「医師の診断」は、健康診断を実施した医師が判定します。

「医師の意見」は、異常の所見があると診断された人について、就業上の措置を医師が述べるものです。通常勤務でよいか、就業制限が必要かといった内容です。

会社は健康診断の実施後3か月以内に医師の意見を聴き、その内容を個人票に記載する必要があります。

産業医を選任している事業場では、産業医が意見を述べます。

50人未満で産業医がいない事業場は、地域産業保健センターを利用できます。登録している産業医に、無料で意見を聴けます。

出典：健康診断個人票の「医師の診断」「医師の意見」とは｜和歌山産業保健総合支援センター

健診機関の結果票で代用できるか

様式第5号にある項目が記載されていれば、形式は問われません。

健診機関から届く結果票や一覧表でも、必要な項目がそろっていれば個人票として認められます。

ただし、結果票に「医師の意見」欄がない場合は、会社で追記する必要があります。

健診機関に個人票の形式で作成してもらいたい場合は、契約時に依頼しておきましょう。

健康診断個人票の書き方と様式の入手先

様式は、都道府県労働局のサイトでダウンロードできます。

参考：個人票の様式｜長崎労働局

一般健康診断で使う様式第5号は、用途によって分かれています。

• 様式第5号(1)：雇入時の健康診断用
• 様式第5号(2)：定期健康診断用（表面・裏面）
• 様式第5号(3)：海外派遣労働者の健康診断用

雇入時の健康診断の対象者や項目は、雇入れ時健康診断の対象者と11項目で確認できます。

作成の流れは次のとおりです。

1. 健診機関から結果を受け取る
2. 結果を様式に記録する（結果票をそのまま個人票として使う場合は、不足する項目がないか確認する）
3. 異常の所見があった人について医師の意見を聴き、「医師の意見」欄に記載してもらう
4. 過去の結果とあわせて保存する

なお、2020年8月28日から医師などの押印は不要になり、記名のみで足ります。

出典：医師等の押印が不要となりました｜三重労働局

健康診断個人票の保存期間は原則5年

雇入時の健康診断や定期健康診断など、一般健康診断の個人票の保存期間は5年です。

特殊健康診断は、種類によって保存期間が長くなります。

出典：労働安全衛生法に基づく健康診断を実施しましょう｜東京労働局

特殊健康診断の保存期間は改正されることがあるため、最新の扱いは所轄の労働基準監督署に相談してください。

データで保存してもよいか

必要な項目がそろっていれば、電子データでも保存できます。

注意したいのは次の2点です。

• 「医師の意見」をどう記録するか（医師に見せるための印刷や、意見を記載する方法を決めておく）
• データの書き換えを防ぐ対策をとる

個人票の管理で注意すること

健診結果は、本人の健康に関する情報です。取り扱う担当者を限定し、保管場所の施錠やアクセス制限を行いましょう。

管理のポイントは3つあります。

結果の形式をそろえ、医師の意見を回収し、5年分を保管する。この作業は、人数や健診機関が増えるほど負担になります。

どこでもクリニックでは、健診データの入力代行と、クラウドでの一元管理に対応しています。紙やExcelでの管理に限界を感じている場合は、サービスの内容をご確認ください。

個人票のよくある質問

従業員が50人未満でも作成は必要？

必要です。

50人未満の事業場に不要なのは労働基準監督署への結果報告であり、個人票の作成と保存は人数にかかわらず求められます。

派遣社員の個人票はどちらが作る？

一般健康診断は、雇用主である派遣元が実施し、個人票も派遣元が作成します。

有害業務に関する特殊健康診断は派遣先が実施します。この場合、派遣先は結果を記載した書面を作成し、派遣元に送付しなければなりません。

出典：特殊健診の結果も通知すべきでしょうか｜厚生労働省

個人票は本人に渡すもの？

個人票は会社が保存するための記録で、本人に渡す書類ではありません。

本人には、これとは別に健康診断の結果を遅滞なく通知する義務があります。

個人票の作成や保管をデータで行いたい場合は、健康管理システムの比較と選び方も参考にしてください。

まとめ

健康診断個人票は、会社が健診結果をもとに作成し、原則5年間保存する記録です。

「医師の診断」は健診を実施した医師、「医師の意見」は産業医などが記入し、会社はその内容を確認して保存します。

様式第5号の項目がそろっていれば、健診機関の結果票でも代用できます。まずは届いた結果票に「医師の意見」欄があるかを確認しましょう。

ふくラボ編集部

ふくラボ編集部は、福利厚生・健康経営・業務DXをテーマに、制度や実務のポイントをわかりやすく解説します。現場で使える判断基準や運用のコツを大切にしながら、働く人の安心と、組織の強さにつながる情報を発信します。